Wij vinden het belangrijk dat u niet voor verrassingen komt te staan en daarom willen wij u informeren over een aantal onderwerpen met betrekking tot onze werkwijzen en procedures.

Stappenplan zieke werknemer

Als uw werknemer zich ziek meldt moeten er een aantal stappen worden ondernomen.

• U moet de ziekmelding van uw werknemer binnen 2 werkdagen doorgeven via het Verzuimregistratiesysteem. Een uitzondering op deze meldingstermijn zijn de WIA- en WGA ERD-verzekeringen. Voor deze verzekeringen geldt een 13de weeks melding: binnen drie maanden na ontstaan van arbeidsongeschiktheid moet u de verzekeraar via het Verzuimregistratiesysteem informeren. Wij adviseren u echter om de ziekmelding ook in dit geval binnen twee werkdagen, tegelijk met de verplichte melding bij de Arbodienst, door te geven om te voorkomen dat de ziekmelding vergeten wordt. Uiteraard dient u ook de (gedeeltelijke) herstelmeldingen zo snel mogelijk in het verzuimregistratiesysteem te verwerken. Let op: indien een ziekmelding voor de verzuimverzekering na deze termijn plaatsvindt start de eigen risicoperiode, zoals bepaald op uw polis, op de werkdag dat de melding heeft plaatsgevonden.
• Maakt u geen gebruik van Verzuimmanagement dan moet u ook uw Arbodienstverlener informeren, tenzij u ons heeft gemachtigd om de ziekmeldingen aan uw Arbodienst door te geven.
• Uw vaste aanspreekpunt van de arbodienst neemt telefonisch contact op met u en uw werknemer.
• Op basis van de aard en de oorzaak van het verzuim wordt een verzuimtraject gestart, waarbij uiteraard contact met zowel u als uw werknemer wordt onderhouden.
• Als de verwachting is dat uw werknemer langer dan zes weken arbeidsongeschikt zal zijn wordt uw werknemer, indien mogelijk, uiterlijk in week vier uitgenodigd voor het spreekuur bij de bedrijfsarts voor een probleemanalyse. Tijdens deze afspraak worden de mogelijkheden en beperkingen van de werknemer formeel in kaart gebracht.
• Na maximaal acht weken wordt het dossier van uw zieke werknemer overgedragen aan een gespecialiseerde casemanager.

Jaarlijkse naverrekening

Uw premie wordt bepaald door het premiepercentage te vermenigvuldigen met uw verzekerde loonsom. Het premiepercentage wordt vastgesteld bij de aanvraag van uw verzekering. Ieder jaar in november informeren wij u wat uw nieuwe premiepercentage wordt voor het komende verzekeringsjaar. Dit hangt onder andere af van uw uitkeringslast, maar ook van de landelijke en sectorale cijfers (experience rating).

U ontvangt aan het begin van ieder verzekeringsjaar een factuur. Dit is een voorschotpremie. Deze factuur is gebaseerd op de personeels- en loongegevens van het voorgaande jaar. Ieder jaar ontvangt u in februari/maart een verzoek van de verzekeraar om de definitieve loonsomgegevens van het voorgaande jaar door te geven en een personeelsbestand per 1 januari. Met deze gegevens gaan wij de definitieve premie van het afgelopen jaar vaststellen en de voorschotpremie per 1 januari corrigeren. De benodigde informatie kunt u heel eenvoudig via onze gebruiksvriendelijke naverrekeningstool online aanleveren.

Aandachtspunt:
Het is hierbij belangrijk dat u deze gegevens tijdig aanlevert. Het niet of te laat doorgeven van de gegevens kan consequenties hebben ten aanzien van de dekking en/of eventuele schade-uitkering.

Premiebetaling

U ontvangt bij de polis een factuur. Het is belangrijk dat u deze factuur binnen de gestelde betalingstermijn voldoet. Het niet of te laat betalen van de factuur heeft consequenties voor de dekking van de verzekering. Als wij uw betaling niet tijdig ontvangen zijn wij helaas genoodzaakt de dekking van uw verzekering op te schorten en de verzekeraar te informeren. Dit betekent dat als een werknemer ziek wordt en u een ziekmelding doet er geen uitkering zal volgen. Uiteraard willen wij dit samen met u voorkomen.

Mocht er een reden aan ten grondslag liggen waarom u de factuur niet tijdig kunt voldoen. Wilt u dan zo spoedig mogelijk contact met ons opnemen, zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken.

Risicowijziging

Na het ingaan van de verzekering kunnen er wijzigingen binnen uw onderneming plaatsvinden. Deze wijzigingen kunnen gevolgen hebben voor uw verzekering(en). Wijziging van een risico is in ieder geval aanwezig als er een wijziging plaatsvindt in de aard van de werkzaamheden of de organisatie van het bedrijf van de verzekeringnemer of als er sprake is van fusie, splitsing, overname of samengaan met een andere onderneming. Hieronder worden ook de wijziging van werkzaamheden van alle verzekerde werknemers of relevante groepen mee bedoeld. Als er een verhoogd risico ontstaat ten opzichte van de bij de totstandkoming van de verzekering door verzekeringnemer verstrekte risicogegevens, hebben verzekeraars het recht om de premie en/of de voorwaarden te herzien. Als een werkgever dit niet of te laat doorgeeft kan dit vergaande consequenties hebben.

Wijziging rechtsvorm/Naamswijziging

Bent u eigenrisicodrager voor de WGA en de rechtsvorm wijzigt gedurende de contractperiode dan wordt het eigenrisicodragerschap officieel beëindigd. Een werkgever moet dan opnieuw aan de Belastingdienst een garantieverklaring van een verzekeraar overleggen. U begrijpt dat het van belang is dat wij hiervan zo snel mogelijk in kennis van worden gesteld.

Overname & fusie

(Gedeeltelijke) Bedrijfsovernames verdienen extra aandacht als het gaat om WGA-eigenrisicodragerschap, zeker als een van de betrokken partijen eigenrisicodrager is voor de WGA. Als een bedrijf wordt overgenomen is het afhankelijk van de situatie welke lasten voor rekening van het overnemend bedrijf komen. Er zijn hierbij de volgende situaties denkbaar:

• Overnemend bedrijf is geen eigenrisicodrager, overgenomen bedrijf is dat wel
• Overnemend bedrijf is eigenrisicodrager, het overgenomen bedrijf is dat niet
• Beide bedrijven zijn geen eigenrisicodrager
• Beide bedrijven zijn eigenrisicodrager

Als u een bedrijf gaat overnemen of uw bedrijf wordt overgenomen, wilt u dit zo spoedig mogelijk aan ons en uw adviseur doorgeven. Uw adviseur zal verder met u eventuele risico’s in kaart brengen.

Opsplitsing

Bent u voornemens om uw bedrijf op te splitsen en bent u eigenrisicodrager voor de WGA? Ook in dit geval vernemen wij dit graag van zo snel mogelijk van u.

Wordt de opsplitsing niet gemeld bij de verzekeraar of wordt bij de aanvraag van het nieuwe loonheffingennummer niet aangegeven dat sprake is van eigenrisicodragerschap voor de WGA, dan is de afgegeven garantieverklaring door de verzekeraar niet langer geldig. WGA-uitkeringen worden in het ongunstigste geval niet langer door de verzekeraar betaald.

Het is dus ontzettend belangrijk als één van bovenstaande situaties zich voordoet u direct contact op te nemen met ons of de verzekeraar. Om de situatie goed in kaart te brengen hebben we een formulier beschikbaar gesteld dat door u ingevuld dient te worden zodat wij de juiste actie kunnen gaan nemen. Het formulier “Mutatieformulier naamswijziging” kunt u bij ons of uw adviseur opvragen.

Privacyreglement

Vertrouwelijk omgaan met verzuimdossiers en persoonsgegevens is van groot belang. De arbodienst geeft hoge prioriteit aan privacy en informatiebeveiliging. Zo hebben alle werknemers een privacyreglement en een geheimhoudingsverklaring ondertekend. Hiermee kunnen wij u de zekerheid geven dat u gegevens bij ons in vertrouwde handen zijn. De arbodienst werkt volgens vastgelegde procedures, waarbij geen medische gegevens van werknemers worden opgeslagen.

Wilt u meer weten over het privacyreglement van de arbodienst, neem dan contact op met onze adviseur.